- Forside
- Frokostordning
- Kravspecifikation
Kravspecifikation til frokostordning
Beskriver I ikke behovet ens over for alle leverandører, får I tilbud der ikke kan sammenlignes. Her er de punkter der bør med — brug den som tjekliste, eller send den videre som den er.
1. Omfang og antal
- Hvor mange medarbejdere er I i alt, og hvor mange forventer I bestiller mad?
- Hvilke dage skal der leveres — og er det alle uger?
- Hvor meget svinger fremmødet hen over ugen og året?
- Har I flere adresser, og skal de på samme aftale?
2. Mad og form
- Buffet eller portionsanrettet — eller en kombination?
- Hvor mange varme retter, og skal der være salatbar?
- Krav til økologiprocent?
- Hvor ofte må menuen gentage sig?
- Skal der være morgenmad, frugt eller snacks med?
3. Kostformer og allergi
- Hvor mange vegetarer og veganere er der?
- Hvilke allergier skal der tages højde for — og er spormængder kritiske?
- Er der religiøse kostkrav, fx halal?
- Skal særlige hensyn leveres som separate, mærkede portioner?
4. Levering
- Hvornår skal maden være fremme, og hvor fast er det tidspunkt?
- Hvor præcist skal den afleveres — reception, køkken, vareindlevering?
- Er der adgangskontrol, port eller andre forhold chaufføren skal kende?
- Er levering inkluderet i kuvertprisen, eller kommer den oveni?
- Hvem henter fade og kasser igen?
5. Fleksibilitet og aftale
- Hvor sent kan antallet ændres — og koster en sen ændring noget?
- Er der et minimum antal kuverter?
- Hvad er bindingsperioden, og hvad er opsigelsesvarslet?
- Kan I skifte køkken eller menu undervejs, og hvad kræver det?
- Kan ordningen sættes på pause i ferieuger?
6. Drift og dokumentation
- Hvem er jeres faste kontaktperson, og hvad er svartiden?
- Hvordan bestilles og afbestilles der — app, mail, telefon?
- Kan I få kontrolrapporter og egenkontroldokumentation fra køkkenet?
- Kan I få CO2-tal til jeres ESG-rapportering?
- Hvordan faktureres der, og hvordan håndteres medarbejdernes egenbetaling?
Send det samme til alle
Det vigtigste ved en kravspecifikation er ikke, at den er udtømmende — det er, at alle leverandører får den samme. Ellers sammenligner I tilbud på forskellige forudsætninger, og så vinder den der har regnet mindst med.
Bed om priser opdelt i kuvertpris og levering, så I kan lægge dem sammen selv.
Ofte stillede spørgsmål
- Skal vi lave en kravspecifikation, hvis vi kun er 15 personer?
- Den behøver ikke være lang, men ja. Selv en halv side med antal, dage, kostformer og leveringstidspunkt gør tilbuddene sammenlignelige og sparer jer et par runder frem og tilbage.
- Hvad er det vigtigste punkt at få med?
- Leveringstidspunktet og hvor sent antallet kan ændres. Det er de to ting der oftest viser sig at være et problem, når ordningen først kører.
- Er vi som privat virksomhed forpligtet til at holde udbud?
- Nej. Udbudsreglerne gælder offentlige ordregivere. Som privat virksomhed kan I frit vælge, hvem I henter tilbud fra og hvor mange.
- Kan I hjælpe med at udfylde den?
- Ja. Ring på 53 54 54 55, så gennemgår vi punkterne sammen — også selvom I ender med at bruge specifikationen til at hente tilbud hos andre.
Skal vi finde den rigtige løsning til jer?
Fortæl os hvor mange I er, og hvor I sidder. Så vender vi tilbage med et forslag — uforpligtende, og uden binding hvis I siger ja.
