Sådan bliver du den bedste office manager
Udover en god frokostordning på arbejdspladsen er der selvfølgelig også andre ting, der gør hverdagen i virksomheden god og effektiv.
Her får I 9 tips til, hvordan man bliver en office manager stjerne.
Det er ikke nogen nyhed – hos mange virksomheder er det menneskerne, der gør forskellen. Særligt i konkurrencevirksomheder. Dygtige og trofaste ansatte har stor betydning for virksomhedens ve og vel. Det handler om at finde og vinde talentet. Succesfulde virksomheder er godt klar over, at de skal skabe en kultur og atmosfære, der bygger på de ansattes engagement og få de ansatte til at yde deres bedste, hvis de skal overleve. Her spiller en effektiv office manager en vigtig rolle i forhold til at videregive og bibeholde den kultur, der sikre virksomhedens succes, vækst og udvikling.
Helt så simpelt er det nok ikke.
Office manageren har en unik rolle og et stort og krævende ansvar. Det kræver mange forskellige kompetencer for at lykkes i office manager rollen og ikke alle har evnerne.
Men hvad gør en office manager helt speciel?
For det første er de virksomhedens bindeled og det er dem, som hver dag har kontakt med næsten alle i virksomheden uanset position.
Og hvad kræver jobbet egentligt? Hvordan finder man den rette og en som er perfekt til jobbet?
En undersøgelse som Snacknation har lavet spurgte både office managere og dem som ansætter dem. De er nogen, der har formået at hyre de rigtige til at kultivere og skabe engagement i virksomheden.
Læs med her.
- Enorm fleksibilitet
Det er sagt mange gange før. Fleksibilitet er en af de mest gentagede ord og en kvalitet, som blev nævnt i undersøgelsen flere gange. En office manager er simpelthen nødt til at være fleksibel, handle hurtigt og finde nye løsninger og tage imod de udfordringer, som kommer.
Og det er med god grund, da ikke to dage er ens for en office manager. Der er mange forskellige opgaver og omstilling og improvisation er vigtige redskaber.
- Fremragende overblik og effektiv opfølgning
Måske giver det sig selv, men man skal kunne arbejde organiseret og holde overblik. Det er alpha og omega, hvis en office manager skal være god til arbejdet. På grund af de mange og forskellige opgaver er det vigtigt ikke at miste overblikket. Opgaverne er højt prioriteret og der er ikke plads til fejl. Man skal holde tungen lige i munden og hele tiden følge op på projekter og overholde deadlines.
- Tilgængelig – Hele tiden
En dygtig office manager er konstant på og tilgængelig. Personlighedsmæssigt er varme og imødekommenhed godt. Kollegaerne skal helst føle, at de altid kan tage kontakt til office manageren og stille spørgsmål og ikke få fornemmelsen af, at de forstyrrer. Alle skal føle sig velkomne og en office manager skal skabe gode relationer så alle har mulighed for at yde det maksimale. En dygtig office manager har også antennerne ude og opfanger, når der er nogen, som har brug for hjælp og sparring.
- Sikker kommunikation
Kommunikation er en af de vigtigste kompetencer, som en fremragende office manager bør have. Evnen til at kommunikere klart, specifikt og effektivt. Hvis man er stand til det vil man stråle i rollen. Man skal også have evnen til at formidle til alle i organisationen uanset placering eller stilling. Det handler om at kunne omsætte den viden man får et sted i virksomheden og videregive det til et andet sted og nogle andre personer. Man skal kunne kommunikere med alt og alle og være ekspert i intern kommunikation.
- Ukuelig optimisme
Det er nødvendigt, at office manageren er optimistisk, imødekommen og har en positiv og smilende adfærd, fordi office manageren er den første som nye, potentielle og eksisterende kunder møder. Det er vigtigt på de dage, hvor det hele ikke går efter planen og der opstår problemer og frustrationer. Et naturligt positivt sind hjælper til at holde hovedet koldt og humøret højt. En office manager kan ikke lade dårligt humør påvirke alle de mennesker som er i kontakt med en i løbet af dagen. Det vil smitte af på virksomheden.
- Kreative evner
En office manager er ansvarlig for den gode vibe på kontoret. En god vibe og atmosfære har stor betydning for arbejdsmiljøet, produktiviteten og ikke mindst kreativiteten. En stor position kreativitet er nødvendig fordi office manageren tit har eventrelaterede og designmæssige opgaver. Det kræver, at man er visuel og iderig og på kreativ vis kan videregive ideerne. Man skal selvfølgelig også kunne udfolde sin kreativitet ved at finde på nye tiltag og projekter.
- Ydmyg selvsikkerhed
Daglig kontakt med de øverste i virksomheden kræver en vis position selvsikkerhed og tro på sig selv, hvis ledernes respekt skal vindes. Det kræver også, at man kan være hård og kontant og sige fra og prioritere opgaver og forespørgsler. Man skal kunne sætte grænser og skære ind til benet og finde frem til priorteten af hver opgave og nogle gange vælge til og fra. Balancen mellem at være ydmyg og selvsikker er hårdfin.
- Forebyggende og fremadtænkende
En office manager skal hele tiden være proaktiv og helst også kunne spå om fremtiden Der er en stor udfordring at kunne tænke to skridt frem, men det er nødvendigt i forhold til at kunne prioritere korrekt og tage de rette valg. Her kommer veludført planlægning ind i billedet. En rigtig dygtig office manager har allerede en plan b og c klar og er altid vågen og på vagt og kan træffe hurtige beslutninger. Det er office manageren, der har et holistisk overblik og en god fornemmelse af behov og ønsker for virksomheden.
- Knivskarp og evig ro
Som nævnt har en office manager daglig kontakt med næsten alle i virksomheden. Der skal en del rummelighed til og man skal have lyst til at arbejde sammen med mange forskellige personligheder. Det indebærer også en emotionel intelligens, så der kan holdes styr på følelserne og takle dem. Man skal ikke være letpåvirkelig og have en indre ro, så man i stressede situationer kan takle alle typer af mennesker og ikke tage ting så personligt.
Det er tydeligt, at det kræver rigtig meget at være den perfekte office manager. Det er utroligt svært at finde en, der passer på alle de ting, som er nævnt i undersøgelsen fra Snacknation. Men det er nogle grundlæggende ting og værdier, og de ændre sig nok ikke og bliver måske endnu vigtigere i fremtiden. Der skal søges med lys og lygte efter en, som kan leve op til de fleste af de 9 træk og kendetegn ved en ægte office manager stjerne. Selvom det kan virke næsten umuligt findes de jo, og når man har fundet dem er han eller hun uundværlig og hele besværet værd.